تضمین کیفیت یا QA در واقع یک سیستم بازرسی است که تمامی مراحل یک پروژه را به طور مداوم و منظم مورد ارزیابی و سنجش قرار می‌دهد. وجود این واحد در تمام شرکت‌های تولید کننده ضروری است. چون علاوه بر بررسی و کنترل کیفیت لازم است که با برنامه‌ریزی دقیق و طبق استانداردهای خاص کیفیت آن محصول را ضمانت کرد.
برای مثال قطعات یدکی خودرو که در مواقع لازم با قطعات آسیب دیده تعویض می‌شوند ازجمله کالاهایی هستند که علاوه بر کارکرد خودرو در حفظ امنیت جانی و سلامت سرنشینان آن نیز نقش مهمی دارند. بنابراین باید از کیفیت بالایی برخوردار باشند و به مصرف کننده این اطمینان را بدهند که مشکلی پیش نمی‌آید.
به همین دلیل وجود برچسب اصالت و تضمین کیفیت لوازم یدکی در روی تمامی محصولات یک مورد الزامی است. گاهی به اشتباه عبارت تضمین و کنترل کیفیت را به عنوان یک معنا به کار می‌برند. در حالی‌که هرکدام از آن‌ها تعریف و اصول متفاوتی دارند که در این مقاله به توضیح اصول و تفاوت آن دو با یکدیگر می‌پردازیم.
تضمین کیفیت چیست؟
مجموعه‌ای از برنامه‌ریزی‌ها و نظارت‌های دقیق است که بر اساس استانداردهای تعریف شده تمامی مراحل تولید تا تحویل محصول را زیر نظر می‌گیرد و این اطمینان را به مشتری می‌دهد که محصول خریداری شده به طور کامل نیاز او را برطرف خواهد کرد. بیشتر تمرکز این واحد بر خروجی پروژه است اما با نظارت بر کل مراحل احتمال اشتباه و خطا به شدت کاهش می‌یابد.
البته این مراحل بازبینی و ارزیابی به صورت مجزا از کنترل فرآیند تولید و توسط افراد دیگری انجام می‌شود و در واقع هدف از آن حفظ اعتماد مشتری و دادن ضمانت به وی با از بین بردن احتمال بروز خطا است. به عبارت دیگر تضمین کیفیت تمامی فعالیت‌های یک پروژه را از جنبه‌های مختلف بازاریابی، مالی، طراحی، تدارکات، ساخت، نصب، فروش و راه‌اندازی سازماندهی و کنترل می‌کند.
البته وجود این واحد نمی‌تواند به طور حتم کیفیت محصولات را ضمانت کند اما با به‌کارگیری استانداردهای لازم از بروز خطا و مشکل احتمالی جلوگیری می‌کند.
اصول تضمین کیفیت
این سیستم بازبینی که تمامی خدمات مربوط به تولید و مدیریت را مورد بررسی قرار می‌دهد دارای دو اصل مهم است که عبارتند از:
- مناسب برای هدف: به این معنی که محصول تولید شده متناسب با نیاز مشتری و پاسخگوی اهداف تعیین شده باشد. برای تحقق این اصل ابتدا باید نیازهای مصرف کننده به طور کامل بررسی شده و اطلاعات مورد نیاز جمع‌آوری شود. سپس مراحل تولید تا رسیدن محصول به دست مشتری با نظارت و برنامه‌ریزی دقیق پیش برود. در این صورت محصول تولید شده از کیفیت لازم برخوردار بوده و رضایت مشتری را به دنبال خواهد داشت.
- درست بار اول: یعنی تمامی اشتباهات و خطاها همان بار اول به طور کامل برطرف شوند. این اصل با به کارگیری استانداردها و نظارت دقیق احتمال بروز خطا در مراحل بعدی را از بین می‌برد.
وظایف تضمین کیفیت
مهمترین مسئولیت‌هایی که مدیر یا مسئول این واحد بر عهده دارد عبارتند از:
- تهیه دستورالعمل‌ها و ضوابط و مقررات مورد نیاز و نظارت بر اجرای صحیح آن‌ها
- ارزیابی نیازهای مصرف کنندگان و برآورده کردن خواسته‌های آن‌ها جهت جلب رضایت مشتری
- انجام اقدامات پیشگیرانه در مورد عدم تطابق نتایج و داده‌ها و پیگیری برای رفع آن‌ها
- برنامه‌ریزی برای کنترل و بازرسی اجرای محصول و ارزیابی کیفیت نهایی آن
- ارائه پیشنهاد و راهکارهایی برای جلوگیری از بروز خطای احتمالی
- نظارت بر روند اجرای کار و تطابق دادن آن با استانداردهای قابل قبول
- رسیدگی به شکایات مشتریان و بررسی واز بین بردن عوامل نارضایتی
- تایید محصول نهایی در صورت عدم مشاهده‌ی مغایرت
تفاوت تضمین کیفیت و کنترل کیفیت
این دو عبارت به اشتباه معمولا به عنوان جایگزین هم به کار می‌روند. درست است که هر دو به کیفیت محصولات مربوط می‌شوند اما از لحاظ معنایی، عملکرد و هدف تفاوت‌های اساسی با یکدیگر دارند. کنترل کیفیت یا QC از طریق آزمایش نمونه‌ها و تئوری‌های آماری بیشتر بر مسائل کیفی تمرکز دارد و از تولید محصولات بی کیفیت جلوگیری می‌کند.
این کنترل معمولا در بخش‌های فرآیند تولید و توسط افراد آموزش دیده انجام می‌شود. وظیفه این واحد کنترل تمامی مراحل تولید ازجمله خرید مواد اولیه، فرآیند تولید، کنترل محصول نهایی را برعهده دارد. در حالی‌که تضمین کیفیت یک سیستم بیرونی و بازبینی است که عملیات نظارت و بازرسی را توسط افراد غیرمرتبط با فرآیند تولید انجام می‌دهد.
هدف این واحد سنجش و ارزیابی تمامی مراحل کنترل کیفیت بر اساس استانداردها است. کنترل کیفیت یک واکنش به شناسایی و رفع نواقص محصول نهایی است درحالی‌که تضمین با نظارت بر فرآیند تولید از بروز هرگونه اشتباه و خطا و تولید محصولات بی کیفیت جلوگیری می‌کند.
کنترل طی فرآیند تولید و بعد از توسعه محصول انجام می‌شود و برای تایید کیفیت و نتایج حاصل از فعالیت‌های مربوط به تولید به کار می‌رود. اما تضمین فرآیندی است که تمامی مراحل آن قبل از شروع پروژه تعیین می‌شود و برای اطمینان از کیفیت نهایی است. به طور خلاصه کنترل کیفیت، یک اعتبار سنجی از طریق ابزار اصلاحی است در حالی‌که تضمین، یک واحد مدیریتی است که برای تایید نمونه‌ها به کار می‌رود.